¿Dónde está la diferencia a la hora de archivar documentos?
Está en la forma que tanto unos como otros organizan sus documentos. Se trata básicamente de un problema en la metodología a la hora de organizar los documentos de la oficina.
En las pequeñas empresas, es muy importante ordenar y saber dónde hay que depositar la documentación que llega.
En algunos casos los papeles están en diferentes sitios como el bolsillo del trabajador, la guantera del coche, el asiento de detrás, la mesilla de noche, los cajones de la mesa del propietario, sobre las mesas o en otros muchos lugares.
Así pues, es necesario habilitar un lugar donde archivar documentos que llegan. La idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados.
Consejos para archivar documentos
Los archivadores de oficina son las carpetas que se utilizan en las oficinas para archivar documentos. Por lo que, en toda organización deben existir estos, para poder guardar y conservar todo tipo de documentos que puedan existir en ella. Se utilizan para poder clasificarlos según un sistema determinado en cada empresa, ya sea alfabético, por asunto, geográfico, mixto, o cronológico.
Si una persona necesita llevarse algún documento, aconsejamos entregar una fotocopia. Si necesita el documento original, se deposita dentro del archivador la fotocopia junto con una nota en la que conste la persona, fecha y motivo por el que ha necesitado llevarse el original. Por último dicha nota debe estar firmada por la persona que se lo ha llevado.
Con esta práctica, evitamos muchos problemas con documentos importantes que no aparecen: contratos, escrituras, etc.
Un archivo debe estar organizado para que cumpla una doble misión:
Que los documentos estén bien guardados ?Que cualquier persona pueda encontrarlos fácilmente y no sólo quien los ha archivado.?
En el lomo de cada archivador debe tener escrito de qué trata: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc.
Al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos que se guardan aparte perfectamente identificadas.
Otro forma de archivar documentos de oficina son aquellos que forman parte de un mueble, cajones unos sobre otros donde guardar toda la información. Este tipo de productos sirven para archivar documentos y forman parte de las técnicas utilizadas para optimizar y mejorar la colocación y distribución de toda la información que llega a la oficina.
Mueble Archivador Cajonera Móvil 1+1 Negro
Mueble Archivador Metal 1 Cajón Carp Colg Gris
Mueble Archivador Metal 3 Cajones Carp Colg Gris
Lo primordial para organizar estos archivadores es que debe diferenciarse los archivo que guardemos en su interior. Unos serán los documentos que corresponden a la dinámica diaria de la oficina o los documentos de apoyo informativo que serán los que ayudan a la gestión administrativa de la empresa. Cada empresa lo archivará de la manera que mejor le convenga.
Estos tipos de muebles o carpetas, tienen que ser elegidos con el objetivo de sacar el máximo rendimiento de ellos, que no estorben y se adapten al lugar del trabajo y trabajadores. Los materiales que tengan los archivadores, también son importantes ya sea de madera, de metal si son de mueble, o de papel y cartón o sin son de mano.
Actualmente existen muchos archivadores de diferentes diseños, colores y formas que debes elegir dependiendo de tu gusto, aunque tiene que tener claro que debe basarse en la función practica de ellos, ya sea la capacidad de almacenamiento y que sean fáciles y cómodos de usar.
La entrada Como archivar documentos en la oficina aparece primero en Blog sobre material de oficina, escolar y manualidades.
Fuente: este post proviene de copitecnic.com, donde puedes consultar el contenido original.
¿Vulnera este post tus derechos? Pincha aquí.
Creado:
