Cómo organizar la oficina

Puedes pensar que no tienes tiempo para organizar la oficina, pero si realmente supieses cuanto tiempo te cuesta la desorganización lo tendrías en cuenta.

Una oficina relativamente limpia y ordenada permite una mayor productividad y menos perdida de tiempo.



Si estás preparado para comenzar, los siguientes consejos te ayudarán a organizar la oficina y transformarla en un espacio de trabajo eficiente.
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Consejos para organizar la oficina.

Limpia tu oficina. Vacía, tira o desaste de todo lo que no necesitas. Mira a tu alrededor y pregúntate?¿Qué objeto llevo sin utilizar desde hace tiempo?. Si algo no funciona mándalo a reparar o tíralo, esto lo podemos aplicar para muebles, equipos, material de de oficina, etc? No te olvides de los adornos, plantas o decoraciones, si están en mal estado y hacen que la oficina luzca mal, desházte de ellos.

Recoger y distribuir.Recoger todos los objetos que no estén en su sitio y ponerlo en su lugar correcto te ayudarán a organizar la oficina y sobretodo encontrar las cosas de forma rápida.

Establece zonas de trabajo. Decide que tipo de actividad realizará en cada área de la oficina. Probablemente tengamos una zona de trabajo principal, otra área de referencia (archivadores, carpetas clasificadoras o estanterías) y otra de alimentación. Organiza el equipo y material de oficina apropiados de manera que se encuentre en la zona apropiada.

Cercanía ? Coloca cerca de ti el equipo y material que suelas usar. Las cosas que no usas se pueden guardar.

Consigue una buena etiquetadora. Tómate el tiempo necesario para etiquetar estanterías, contenedores, cajones, etc? no solo te ayudará a recordar donde van las cosas, también ayudarán a otras personas que necesiten encontrar cualquier material de trabajo.

Organiza el escritorio . Ahora que esta todo limpio es una buena idea organizarlo. Usa contenedores o bandejas para ello.

Organiza los cajones. Coloca elementos que uses habitualmente en un mismo cajón, como sobres, sellos, bloc de notas. Utiliza organizadores de cajón para pequeños artículos como clips, chinchetas. Utilice un cajón independiente para objetos personales.

Limpia los montones de papel ? Ahora que sabes como organizar la oficina no se va a crear montones de papeles, pero para ello tiene que ir ordenando periódicamente los archivos antiguos y colocarlos en el lugar correcto.

Revisa tu sistema de archivos. Si almacenas archivos en el ordenador, asegúrate de que estás haciendo copias de seguridad regularmente.

Crea una carpeta de reunión. Coloca en ella los asuntos a tratar, como por ejemplo reuniones, junto con elementos que deben ser entregados, como informes. Esto te ayudará a estar preparado y ahorrarte el estrés si se adelanta alguna reunión.

Limpia el escritorio. Borra y quita todos los elementos, dejando solo aquellos esenciales de uso diario.

Bandejas de entradas independientes. Si trabajas con otras personas regularmente crea carpetas para cada uno.

Ordena los emails? Tan pronto como te llega un email actúa, léelo, archivado, reenvíalo y fuera.

Carpeta de proyectos ? Cuando un proyecto ha terminado coloca todo el material junto y archívalo. Manten tu carpeta de progreso para proyectos con los que estés trabajando actualmente.

Asigna fechas para eliminar documentos innecesarios. No es necesario mantener un documento de forma indefinida. Marca en los documentos cuando se puede destruir o eliminar. Algunos documentos legales o financieros deben conservarse un tiempo específico. Asegúrate de saber sus requisitos.

Cajas de almacenamiento ? Tienen un coste bajo y puedes mantener archivados documentos para sacarlos de su espacio de archivo actual.

Cajas de revistas ? Usa cajas de revistas o carpetas para almacenar catálogos que realmente necesites guardar como documento de referencia o investigaciones, de lo contrario recíclalos o regálalos.

Revisa el escritorio ? Al finalizar el día, haz una rápida supervisión para tener todo limpio para el día siguiente.
Usa un consejo o todos para organizar la oficina. El esfuerzo que le pongas te hará crear y mantener una eficiente zona de trabajo que dará sus frutos. En lugar de gastar el tiempo buscando cosas y eliminar pilas de papeles, podrás emplear tu tiempo en un trabajo más eficiente con tan solo organizar la oficina.

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