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Herramientas para priorizar nuestras tareas: la matriz de Eisenhower

Herramienta priorizar tareas - matriz Eisenhower


De vez en cuando sabes que me gusta compartir contigo herramientas o consejos para poner en práctica. Hoy te traigo una herramienta que es interesante que conozcas, ya que puede ser de utilidad para priorizar tus tareas: es la Matriz de Eisenhower.

Esta matriz es un concepto atribuido a Dwight D. Eisenhower, el que fuera presidente de EEUU. Sirve para clasificar las tareas, según su importancia y urgencia, y de ahí, poder priorizar nuestras acciones.

No sé tú, pero a mí me ha pasado (más a menudo de lo que me gustaría) que he tenido épocas en las que he estado tan recargada de trabajo, que tenía la sensación de tener cientos, miles de tareas pendientes de hacer, y no paraba de hacer cosas, pero, cuando acababa la jornada tenía la sensación de no haber avanzado nada. O rachas en las que todo era para ayer, como se suele decir, y vamos saltando de tarea en tarea, sin descanso, en un ritmo frenético, estresante.

Nos metemos en una rueda de hamster, y no sabemos si aquello a lo que estamos dedicándole el precioso tiempo que tenemos, merece o no realmente la pena, nos vemos incapaces de tomar buenas decisiones. Vivimos en un modo reactivo, es decir, reaccionando a cada problema, urgencia que nos sale al frente, pero no nos paramos a analizar nuestras acciones, para saber qué podemos corregir. Y al final, es una gran bola de nieve, que tarde o temprano, acaba por romperse.

Y como dijo este buen hombre sabio: "las decisiones más urgentes, rara vez son las más importantes".

Por eso, te comparto esta herramienta. Por que si estás en esa rueda de hamster, necesitas parar.

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¿Cómo usar la matriz?

Descarga la plantilla o dibuja en un folio tu versión, con cuatro cuadrantes, como en la imagen:



Las tareas se clasificarán según sean importantes / menos importantes, y urgentes / menos urgentes.

Consideramos que una tarea es urgente cuando tiene un plazo de tiempo, habitualmente cercano y no aplazable. Cuando trabajamos con urgencias, estamos reactivas, estresadas, no pensamos con claridad, y tomamos peores decisiones, lo que nos lleva a necesitar dedicar más tiempo a arreglar esos problemas que puedan haber surgido por ir en automático. En cambio, la consideramos importante , cuando es una tarea estratégica, deliberada, que requiere nuestra atención y nuestra planificación. Son aquellas que nos ayudan a crecer, que están más alineadas con nuestros valores, con lo que de verdad nos importa. Esas que cuando las realizas, sientes que te has quitado una gran carga o te dejan una gran satisfacción.

Los cuadrantes:


Arriba a la izquierda: Urgente + Importante.

Arriba a la derecha: Poco urgente + Importante

Abajo a la izquierda: Urgente + Poco importante

Abajo a la derecha: Poco urgente + Poco importante.

Teniendo en cuenta esta clasificación, ve colocando tus tareas en el cuadrante que le corresponda. Una vez ya están colocadas, ya tienes un mapa con el que puedes priorizar tus acciones.

Acciones Urgentes + Importante. Realízalas cuanto antes.

Acciones Poco urgentes + Importantes. Planifícalas. Ponles una fecha en las que te encargarás de ellas. El simple hecho de ponerles una fecha futura, hace que tu cabeza deje de estar preocupadas por ellas, en este momento. Te libera.

Acciones Urgentes + Poco importantes. Delégalas siempre que te sea posible.

Acciones Poco urgentes + Poco importantes. Dales una vuelta, por que lo mismo te das cuenta que no merecen la pena realizarlas, y decides eliminarlas de la lista. O, si aún así merecen la pena, lo que puedes elegir es aplazarlas para más adelante.

El problema es que la mayor parte de las veces, trabajamos en el cuadrante de lo urgente + lo importante, dejando de lado el de las decisiones estratégicas (importante + poco urgente). Por eso, esta herramienta quiero que te sirva de ayuda para tomar consciencia de en qué estás invirtiendo el tiempo, y de qué necesitas priorizar.

Te pongo un caso real para que te pueda servir de ejemplo...

En mi caso, este blog que estás leyendo ahora mismo, está normalmente en el cuadrante 2 (no urgente pero importante para mi).

No le dedico tanto tiempo y espacio como me gustaría, ni lo considero algo urgente como para estar en el cuadrante 1 (me supondría un extra de estrés que ni puedo ni quiero abordar actualmente), ni en el 3 (como digo, no es urgente, por lo que no necesito delegarlo, ni a corto plazo me apetece, por que escribir me sirve como hobby, como momento para mi); ni en el 4, ya que como te digo, para mi es importante, y me reconforta sentarme a escribir, aunque sea a ratos muy esporádicos.

Aunque te soy sincera, todos y cada uno de los días, me replanteo, gracias a esta matriz, si el blog debe seguir en el cuadrante 2, o pasarlo al 4 una temporada. Al final, lo que hago es analizar por qué es importante para mi esta tarea, o si por el contrario, ya no me aporta nada.

Por eso, querida, te digo siempre: bájate de tu rueda de hamster, y párate a pensar un poquito, si lo que haces te sirve, sirve para alcanzar tus objetivos, y si hay algo que puedas hacer mejor.
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