La experiencia es un grado y si además se trata de algo que te gusta, el éxito está asegurado. Cuando tuve a mi primer hijo me di cuenta que la improvisación no era viable. El caos en un momento de tantos cambios solo me producía estrés y ansiedad. Así que decidí tomar las riendas y empecé a introducir hábitos de organización. Ha sido un proceso de años, de probar y cambiar y volver a probar hasta dar con el sistema que es más útil para cada asunto.
Con el lanzamiento del proyecto me ha ocurrido algo similar. De pronto, he tenido que incorporar un montón de actividades nuevas para las que no tenía definido un tiempo. La buena noticia es que en un par de días lo he resuelto utilizando los métodos que te cuento a continuación.
Antes de decidir qué método se ajusta más a tus necesidades, vamos a ver cómo puedes organizar tus tareas para saber a qué te enfrentas ;) Lo más práctico es hacerlo por bloques. Esto consiste en agrupar tareas similares como puede ser emails, correspondencia, llamadas de teléfono... dentro de un bloque que podemos llamar Comunicación. O tareas que tienen que ver con un tema concreto, por ejemplo: Web. Aquí tendríamos tareas del tipo diseño de página principal, diseño de pestañas, selección de fotos, edición de textos...
Haz una lista separada para cada bloque y si puedes, anota también el tiempo que te puede llevar cada tarea. Esto es útil sobretodo para tareas puntuales, como puede ser hacer una tarta para el cumpleaños de tu hijo. Si no haces tartas todos los días, quizá te conviene investigar un poco el tiempo que te puede llevar hacerla.
Importante: no olvides apuntar las tareas previas. Éstas son todas aquellas cosas que debes tener hechas antes de ponerte con la tarea en cuestión. Siguiendo el ejemplo de la tarta, para poder hacer esa tarea, necesitarás tener ya comprados los ingredientes. Eso es otra tarea que tendrá que figurar también en tu lista.
Bien, ya tienes los bloques definidos y ahora sí puedes ver qué método se ajusta mejor a tus necesidades:
TRABAJO POR BLOQUES
El trabajo por bloques consiste en coger un bloque y realizar todas las tareas que contiene del tirón. No debes pasar al siguiente hasta que hayas terminado de hacer todas las tareas del primero. Y así sucesivamente.
Este método es muy útil cuando el trabajo a realizar solo lo harás una vez. Por ejemplo, el bloque Web del que te hablaba al principio. Lo normal es que una web solo se diseñe una vez, aunque más adelante hagas algún cambio.
Te interesa también cuando tienes un bloque que has ido aplazando en el tiempo una y otra vez. Cuanto antes te lo quites de en medio, mejor. Estos bloques que se aplazan indefinidamente, se convierten en una carga demasiado pesada en tu cabeza. Son causantes invisibles de estrés y ansiedad porque, aunque no siempre pienses conscientemente en ellos, la presión por no haberlos hecho se va acumulando. Quítatelos ya!
TRABAJO POR DÍAS
El trabajo por días consiste en asignar un bloque a cada día de la semana, o franja horaria. No importa si terminas o no, lo retomarás la semana siguiente en su día o franja horaria correspondiente. Por ejemplo, imagina que eres emprendedora :) y tienes 5 grandes bloques: producción, pedidos, blog, redes sociales y casa.
Puedes establecer un día de la semana para cada cosa: lunes producción, martes pedidos, miércoles blog... de modo que las tareas que no termines del bloque de producción, por ejemplo, las terminarás el lunes de la semana siguiente. En el caso de trabajar por franjas horarias, las tareas que no termines de un bloque, las podrás continuar al día siguiente en el horario establecido. Por ejemplo, si destinas una hora cada mañana a las redes sociales, no volverás a hacer ninguna tarea relacionada con las RRSS hasta el día siguiente a la misma hora.
Para ambas técnicas puede ser muy útil utilizar un organizador de tareas como el que tienes en la web. Te permite definir los bloques y repartir las tareas a lo largo del calendario. Además puedes establecer una fecha tope en la que quieres haber terminado todas las tareas del bloque. Con este organizador, no solo podrás tener de un vistazo todo el trabajo pendiente, sino que además te motivará para alcanzarlo en la fecha propuesta.
Qué método te gusta más? Qué otros métodos conoces? Deja un comentario o comparte el artículo con las personas a las que creas que le puede ser útil. Te lo agradecerán ;)
Un besazo!
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