Organización mental

Aunque parezca mentira, el lugar más desorganizado de mi entorno no es mi estudio, ni mi armario, sino mi cerebro. Y os juro que si vieseis mi estudio os parecería mentira.
Llevo años intentando encontrar un sistema que me funcione, sean agendas, organizadores semanales, pizarras, post-it... cualquier cosa. Y no lo consigo. Yo soy de los que lo tienen todo en la cabeza, o lo que es lo mismo, de los que no tienen nada porque siempre se olvidan de algo. Y eso me genera un montón de estrés.
A veces me meto en la cama y de repente el corazón me da un vuelco porque me doy cuenta de que me he olvidado de algo importante (o no tan importante, pero el olvido lo eleva a proporciones catastróficas) y me empiezo a angustiar y me cuesta dormirme. Otras empiezo la mañana pensando que tengo tantas cosas que hacer que me agobio y soy incapaz de concentrarme en una sola. Y muchas veces hago un montón de tareas al mismo tiempo, todas medio mal y todas con sensación de urgencia.
Vamos, que me encantaría ser de esas personas que lo tienen todo bien calculado y organizado con bloques de tiempo exactos para cada cosa y una agenda de esas que dan envidia, con sus bolis de colores y sus washis y sus dibujitos artísticos, en lugar de ser la que se queda el día antes de una entrega trabajando hasta las tres de la mañana y la que siempre tiene que pedir una segunda hora en el médico porque la primera se le olvida o está apuntada en un papelito sepultado entre otros miles de papeles iguales.
Porque eso sí, yo apuntar, apunto. Normalmente en el sobre de la carta del banco o en la parte de atrás de la publicidad de la pizzería. Apunto rápido, para que no se me olvide y luego no sé cuándo lo escribí ni que significan esos garabatos y esos símbolos que tenían una lógica absoluta en el momento en el que los hice.
Ojalá pudiera deciros que ahora voy a compartir con vosotros el método infalible que me ha cambiado la vida, pero no. Eso sí, voy a contaros las estrategias que mejor funcionan en mi mundo de caos (o de espíritu creativo, que siempre queda más fino) y que me hacen no perder la cabeza cuando parece que estoy a punto.

1. Vacía el cerebro
No sé cuándo ni dónde leí por primera vez el concepto brain dump (literalmente, vaciado de cerebro, o vertido de cerebro), pero me hizo mucha gracia y me pareció un punto ridículo. Unas semanas después, en un ataque de histerismo, decidí probar y me he vuelto fan. Coged una hoja de papel y apuntad literalmente TODO lo que os venga a la cabeza. Podéis hacer bonitos diagramas con circulitos y flechas o sencillamente vomitar todo lo que esté ahí dando vueltas sin mucho orden. Cuando acabéis, tendréis la sensación de que ya está, no se os puede olvidar nada porque lo habéis apuntado todo. Es bastante liberador cuando os parece que tenéis demasiadas cosas en la cabeza.
2. Haz listas
Principalmente una lista de tareas pendientes. Tenemos una capacidad incalculable de agobiarnos porque nos da la sensación de que es imposible que lleguemos a todo, pero solo es eso, una sensación. Siempre que empiezo a hiperventilar y estoy al borde de las lágrimas porque creo que no voy a tener vida durante los dos próximos meses, sepultada en trabajo y gestiones, hago listas con las tareas que tengo que hacer y me sorprende comprobar que no tengo tantísimas cosas pendientes como creía. Así me tranquilizo y puedo empezar por el principio.
3. Divide y vencerás
A la hora de hacer listas con tareas, divide las más genéricas en tareas pequeñitas y medibles. Vamos, que puedas ir tachando pequeñísimas victorias a lo largo del día. Por ejemplo, que no sea: "organizar el estudio" sino más bien "limpiar la mesa del estudio", "ordenar los cajones", "recoger todos los trastos que hay en el suelo". Es mucho mejor pensar que hemos hecho una tarea de tres que pensar que todavía no hemos terminado con la súper tarea que nos habíamos impuesto.
4. Usa avisos y tareas
Yo intento, aunque a veces no me apaño, usar los avisos de Outlook para acordarme de las citas con horario que voy teniendo durante la semana. Lo del médico no tiene remedio, pero si alguien me manda una convocatoria de reunión por correo electrónico, lo primero que hago es meterla en mi calendario y pedirle que me avise el día antes y una hora antes. Así me aseguro de no dejarme nada. Outlook también tiene un sistema de tareas en el que te puedes apuntar cosas pendientes y adjuntar correos o archivos relacionados. Y si no usáis Outlook, Google incluye toooodo eso y más en sus calendarios.
5. Cómprate una libreta
Solo una, que sea bonita, y póntela en el bolso, junto al ordenador o donde sea más probable que la tengas a mano. Apúntalo todo ahí, tanto si es un vaciado de cabeza como una lista de tareas pendientes, el menú de la semana o el teléfono del podólogo. Solo una. Destierra los papelitos de tu vida, o pégalos en tu libreta con un washi bonito después de haberlos escrito.

6. Ordena
Os vais a reír de mí, pero una de las cosas que hago siempre que estoy muy estresada porque no llego y porque tengo mil cosas que hacer es parar y ordenar mi mesa de trabajo. Tiro lo que ya no vale, paso un trapo, ordeno un cajón... Me dejo la mesa como los chorros del oro. Pierdo a lo mejor una hora, pero me tranquilizo, me relajo y después trabajo en un ambiente mucho más organizado y rindo más.
7. Ponte objetivos
A veces tengo suerte y una sola tarea por delante, así que el trabajo me absorbe durante horas. Pero lo más habitual es que tenga varios fuegos que apagar, correos que escribir y pequeñas tareas. Así que me pongo pequeños objetivos con un premio asociado. Contestar diez correos y tomarme algo. Terminar diez páginas de traducción y hacer una pausa para mirar blogs. Hacer las llamadas que tengo pendientes y tejer dos vueltas del jersey que me estoy haciendo. Me cuesta mucho menos concentrarme si sé que son pequeñas dosis concentradas y que luego voy a parar.
8. Di no
A mí me cuesta horrores. Yo lo haría todo y me apuntaría a todo y colaboraría con todo. Pero, ¿sabéis qué? No se puede. Y para que vuestra lista de tareas pendientes no se desborde, a veces hay que decir que no, hay que delegar o hay que sacar de nuestra vida algunas cosas que nos gustaría hacer. A lo mejor no es el momento de unirse a la AMPA del cole o de participar en la Asociación de amigos del escarabajo pelotero. Quizás es el momento de pedirle a otra persona que se encargue de mantener el blog de la empresa de tu primo. No es que seas una mala persona ni que no quieras ayudar, es simplemente que a veces hay que simplificar y elegir menos cosas para hacerlas mejor. Pídele a tu pomelo que se encargue de algo que haces tú y no lo critiques si no lo hace como tú lo harías. Y si no puedes ayudar a tu verdulera a retocar sus fotos en Photoshop este mes, pues no puedes y punto. No te cargues de más trabajo del que puedes hacer. (Y este es claramente un consejo que yo no sigo y que tengo que aprender a aplicar.)
9. Hazte un café, un té, una Cocacola con hielo...
Relájate, que no se acaba el mundo. Estoy harta de que me digan que no sé qué es urgente y no sé qué otra cosa es básico que esté ahora mismo y que va a estallar la tercera guerra mundial si no acabo no sé cuánto a tiempo. ¿La verdad? No es para tanto. Nunca es para tanto. Así que relájate, tómate algo, haz una pausa y luego ponte a trabajar en serio, pero sin agobiarte.
Y el consejo más importante de todos:
10. NO TE FUSTIGUES!
Nunca. Que sobre todo las mujeres tenemos tendencia a pensar que si no hacemos más es por culpa nuestra y no es verdad. Si quisiésemos, podríamos tener todo el día lleno de tareas. Pero no queremos, ¿verdad? Así que guárdate un rato para ti, para hacer algo que te gusta, para salir a cenar con tus amigos, para ver el partido del Barça (o del Atlético, va), para echarte una partidita a la Wii y para comer pipas. Porque eso es lo que más necesitas para organizarte mejor y hacer todo lo que tienes pendiente.

¿Vosotros qué? ¿Sois un desastre como yo o tenéis agendas bonitas con notas de colores? ¿Se os olvidan las cosas? ¿Os agobiáis por todo? Decidme que sí para que no me sienta tan sola...