La Ley de Protección de Datos nos obliga a la eliminar documentos de forma definitiva , impidiéndonos arrojar documentos que usamos diariamente en la empresa a la papelera o contenedor de basura con los datos parcialmente legibles. Si arrojamos papeles que contengan información sensible a la basura, sin destruir, ponemos en riesgo la identidad de clientes y empleados, ya que, si algún documento que contenga datos como números de DNI, cuentas bancarias o números de la seguridad social, cae en manos inadecuadas, puede ser utilizado para solicitar créditos, abrir cuentas paralelas y otras muchas actividades fraudulentas, robando así la identidad de la víctima. En este video podéis ver la importancia de destruir documentación que contenga cualquier tipo de información personal o confidencial, no solo a nivel empresarial.
¿Cómo puedo destruir documentación con datos personales
Para destruir documentación de una manera eficaz, existen distintos métodos que nos permiten cumplir con la normativa. Aquí os mostramos dos vías posibles que garantizan la eliminación de documentos y así evitar la imposición de una sanción económica o denuncia:
Contratamos una empresa especializada en destrucción de papel
O utilizamos una destructora de papel.
¿Debo utilizar una destructora de papel para destruir documentos con datos personales?
?Habitualmente las empresas manejan documentos que están en desuso o inservibles que contienen datos personales y estos son enviados a la basura sin ser destruidos. Debes eliminar estos documentos con total garantía. Las destructoras de papel se han convertido en un elemento no sólo indispensable, sino también obligatorio en una oficina, debido al endurecimiento de la Ley de Protección de Datos en España. Además, la Unión Europea ha realizado también cambios en las leyes de protección de datos, lo que hace todavía más beneficioso el uso de las destructoras de papel en las empresas facilitando la destrucción de la información en papel cuando ya no nos hace falta.
Destructora Fellowes 90S Corte Tiras 5 6 mms 46901
Destructora Fellowes 1050HS Partículas 0 8x5 46038
Destructora Fellowes H-1C Partículas 4x40 mms
Una empresa externa garantiza de algún modo la seguridad de la documentación en su transporte, así como su posterior destrucción y, sobre todo, la confidencialidad durante todo el proceso.
Tanto para ficheros de soporte digital como para ficheros de papel el Reglamento LOPD (Real Decreto 1720/2007) nos indica que “deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior” (artículo 92.4). Pero no nos indica cuanto hay que romper el papel para que no sea posible su posterior recuperación, o por ejemplo, en caso de un disco duro… ¿habría que quemarlo?
Qué proceso seguimos para destruir documentación confidencial?
Afortunadamente existe la normativa DIN 66399 que establece como destruir los datos en función de:
Los datos contenidos.
Clase 1: protección media para datos internos como publicidad, catálogos, circulares, etc? Nivel de seguridad 1,2 ó 3
Clase 2: protección alta de datos confidenciales como mensajes, datos personales, correspondencia importante, etc? Nivel de seguridad 3, 4 ó 5
Clase 3: protección muy alta de datos confidenciales y secretos como documentos de gestión, datos financieros, etc? Nivel de seguridad 4, 5, 6 ó 7.
Clasificaciones de materiales.
Niveles de seguridad.
Con esta información ya podemos saber que tipo de destructora necesitamos o como proceder para cumplir la normativa en cuanto a la destrucción de datos confidenciales. Por ejemplo, para destruir papeles con datos personales (clase 2 en soporte P) necesitaríamos una destructora, como mínimo, con un nivel de seguridad P-3.
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