Simplificar tu lista de tareas para avanzar

Puede que me equivoque, pero me voy a aventurar. Es posible que, en más de una ocasión, te has sentido atrapada en un mundo rápido, obsesionado con producir más y optimizar cómo vive. Al menos, yo sí que me siento así (y en más de una ocasión).

De hecho, este post lo estoy escribiendo tras un bloqueo, y una nueva tentativa de "tirar la toalla".

He conseguido un par de horas a solas, para dedicarme a hacer mis cosas. En cuanto me he quedado a solas, me he quedado bloqueada, pensando en la cantidad de temas que tengo a medio hacer y que convendría realizar o que están en mi lista de proyectos. ¡Hay tanto que me gustaría hacer, que empecé a sentir que no tenía tiempo, y que no merecía la pena siquiera intentarlo! Hasta que me paré a pensar: si sólo pudiese hacer una sola cosa, aunque fuese a medias ¿qué me gustaría estar haciendo realmente? ¿cuál de los proyectos que tengo abiertos, me acerca más a mi objetivo?

Así que aquí estoy otra semana más (y varios días más tarde de empezar a escribir este post, para ser honesta) pues este rinconcito mío, que tantos años llevo ya cuidando, aunque sea a ratos sueltos, es como mi pequeño jardín privado. No sé si estas dos horitas que tengo me darán para mucho, pero me acercarán un poco más.

¿A qué viene esta reflexión? ¿qué tiene que ver todo esto con la productividad, la motivación o una vida equilibrada? Más de lo que piensas, pequeña ;)

Vivimos inmersas en un mundo obsesionado con hacer más, mejor y más rápido.

Los ordenadores, los móviles, los gigas de conexión. Y donde la imagen de una vida perfecta, idílica, te suman y suman seguidores (volvemos al tener más y más). Seguro que has escuchado más de una vez lo de mi vida Pinterest. Que para llevar una vida (en teoría) plena, tienes que tener un buen trabajo, una familia idílica; hijos, cuantos más mejor; tener éxito profesional, y si puede ser, también ser una estrella en las redes. Y sí, lo digo en plural. Hacer deporte, tener una casa de revista, bonita y ordenada, hacer vida social, a poder ser a todo tren porque quien no ha viajado a Tailandia, es porque es un aburrido; formarte y seguir creciendo; o tener su trabajo y su, lo que llaman en inglés, side hustle, un negocio durante tu tiempo libre que te dé para cubrir esas ganas que tienes de emprender. Y leer, que no se te olvide leer, que es bueno. Y el autocuidado. Que una piel imperfecta en la foto queda feo. Y si, además, puedes meter algo de labor social, rollo ONG, mejor. Que queda guay en el CV.

STOP.

De verdad.

¿No te suena a demasiado? Me viene a la cabeza el dicho quien mucho abarca, poco aprieta. Además, de que esa supuesta vida perfecta no existe como tal, ya que la perfección no existe (siempre habrá algo que podrías mejorar, o sufrirás interrupciones, o surgirán cualquier otro problema o incidencia, y esa pelea constante por alcanzar la perfección solo te llevará a sentirte frustrada, todo el tiempo).

Pues algo así me pasa, con los proyectos. Abro demasiados, tengo una lista de "temas pendientes" más larga de lo que me gustaría. Acumulo "para luegos" y "luego-lo-leerés". Y cuando consigo un rato para dedicar a mis asuntos, tengo tanto donde elegir que no sé por dónde empezar, y muchas veces voy saltando, de uno a otro. ¿Te resuena? ¿te pasa lo mismo? (dime que sí, que mal de muchos, ya se sabe...)

Sara, de Estudio Avellana, ya reflexionaba el año pasado sobre este tema aquí, comentando que había observado que el problema no era no saber organizar, si no que tenemos tanto que organizar que se hace casi imposible hacerlo bien. [ Por cierto, te recomiendo leer su post enterito, especialmente las preguntas finales para reflexionar]

¿Cuál es la alternativa?

SIMPLIFICAR


Es decir, poner tu foco en aquello que es realmente importante, que tiene sentido (para ti y para tu objetivo).

O dicho de otro modo, dejar de estar ocupada, para volverte productiva, dejando de procrastinar esas tareas que tanto nos aportan pero que tanto nos cuestan a veces arrancar. Y es que muchas veces, el miedo a fallar, a equivocarnos, al qué dirán o qué pasará, nos frena, y para no sentirnos culpables, nos ocupamos en otras tareas mucho más sencillas, que nos mantienen en nuestra zona de confort y que nos dan la (falsa) sensación de que no podemos atender los temas realmente importantes porque estamos muy liadas ¿Te suena?

Nota: Cuando hablo de volverte productiva, no me refiero a generar más y más, si no que avances en tu objetivo, sea cuál sea.

Por si necesitas un ejemplo para entenderme, el caso que te comentaba al iniciar el post: he decidido aplazar el resto de tareas, y avanzar en escribir el post, ya que lo hago mejor en silencio, sin distracciones, y porque me aporta más dejar este artículo publicado, en cuanto a sensación de estar satisfecha, que el recoger ahora mismo la cocina, por ejemplo. Aunque en dos horas no tache todo lo de mi lista, habré avanzando en la tarea más importante de esta, y por eso me sentiré satisfecha. Cuando realizas esas tareas importantes, de valor para ti, sientes que tu tiempo ha tenido sentido. En cambio, si me dedico a hacer las otras muchas tareas, pequeñas, con su importancia, sí, pero que no son "la de más valor" para mi, habré hecho mucho (= habré estado ocupada) pero me sentiré insatisfecha porque, aún así, no habré podido sacar tiempo para hacer (lo que sea que sea tu objetivo).

Sara (Estudio Avellana), habla en su post de la moderación, de elegir con cuidado entre todas las opciones "ilimitadas" que tenemos a nuestro alcance, para que tu lista de tareas y obligaciones no crezca sin límite.

Y esta reflexión me lleva a la segunda parte del artículo:

Cómo hacer un análisis de tu lista de tareas / proyectos para simplificarlo

Aquí tienes una serie de recomendaciones:

1. Haz inventario.

Es decir, sé consciente de todos los items que componen tu lista (tareas pendientes, proyectos empezados, etc) y sé consciente de tu tiempo disponible, de forma realista.

Si organizas tu jornada con demasiadas tareas, es fácil que no puedas terminarlas todos, porque suele ocurrir que medimos mal nuestra capacidad de realizar tareas (sobre todo si son nuevas),ya que solemos estimar menos tiempo del realmente necesario, para cada tarea. Además, siempre tienes que contar con que puede haber imprevistos. Como que ese día, las tengas que esperar más cola para pagar. O que te llamen por teléfono, cuando estás trabajando, o que surja un problema urgente, que tienes que atender de forma prioritaria.

Si sobrecargas tu lista de "deberes" para ese día, pero no puedes cumplir todos, los arrastras al día siguiente, que estará también lleno, y así día tras día. La sensación final que tienes es de que tu lista de tareas no hace más que aumentar, y generará sensación de frustración, o nerviosismo, de estar siempre "hasta arriba".

2. Identifica todo lo que sobra.

Ahora que ya tienes todos los temas pendientes recogidos, revisa esa lista, de forma crítica:

¿hay alguna tarea que puedas delegar o que corresponda a otra persona? ¡Házlo! pídeselo a quien corresponda.

¿hay alguna tarea que no te aporta ningún valor? Si no te aporta nada, te está robando tiempo y energía. Elimínalo de tu lista. Si es realmente importante, ten seguro que volverá más adelante de nuevo a tu lista (pero esta vez, ya serás consciente de su importancia y quizás le otorgues otra prioridad)
Hace poco leí una frase de Julie Morgenstern que dice

"No es lo que eliminas de tu lista, si no para lo que estás haciendo tiempo"

3. Agrupa las tareas similares.

Al igual que cuando ordenas tu ropa, que guardas las prendas que son iguales juntas (ropa interior con ropa interior, camisetas con camisetas, etc) con las tareas puedes hacer lo mismo, agruparlas por tipo o por acción que tengas que realizar, para no tener que ir saltando de una a otra. Ten en cuenta que cada vez que cambias de tarea, tu cabeza necesita un (breve) periodo de tiempo para centrarse en la nueva tarea, y si luego vuelves a realizar una tarea similar a la primera, tendrás que volver a cambiar tu foco.

Te pongo un ejemplo real. En mi jornada laboral, delimito un rato a primera hora y a última para atender los emails, en vez de mirarlos cada vez que entra uno. De esta forma, no me interrumpo mientras estoy haciendo otros temas, que en general son bastamte más importantes que el leer los emails.

Si cada vez que entrase un email, parase mi tarea principal, para leerlo o incluso, ejecutarlo, tardaría mucho más tiempo en realizar mi tarea principal, ya que estaría constantemente interrumpiéndome. Pero no solo eso, mi cabeza estaría también cambiando su foco de atención cada dos por tres, lo que haría cada vez más difícil centrarme y acabar.

4. Establece la prioridad

Cada día, selecciona de tu lista la tarea más importante a realizar, o tareas, hasta un máximo de 3 (importantes). Y una serie de tareas secundarias, con menor importancia. Pon el foco en la más importante, y deja para luego el resto, una vez avances en tu tarea principal.

Y como no sólo vivimos de trabajar, recuerda que es necesario (mucho, en serio) dejar espacio en tu vida para cuidarte, tiempo con esa gente que es importante para ti, espacio para descansar y recargarte de energía, sea cual sea tu rollo.

Al final, si simplificas tu lista, dejando lo que realmente te ayuda a avanzar en tu objetivo, y aquello que realmente te aporta valor, te resultará más fácil no desviarte a aquellas tareas que solo te ocupan, y avanzarás hacia donde quieres llegar.

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Foto principal por Brigitte Tohm (Unsplash)