Las listas de items o bullets son el centro del sistema Bullet Journal, y uno de los sistemas de productividad más sencillos que hay, si lo haces bien.
Las listas de tareas nos sirven para poner claridad y foco en aquello que tenemos pendiente de hacer, pero si no lo hacemos correctamente, podemos llenarlos la lista de tareas que, sí, nos mantendrán ocupadas, pero no nos dejarán ser productivas.
Teniendo en cuenta unos pocos consejos, que te detallaré a continuación, podrás aprender a trabajar con listas de tareas de forma que te ayuden a ser más productiva.
1. Crea tareas concretas y claras.
Cada tarea debe contener solo una acción, concreta y clara. Es decir, realiza un pequeño esfuerzo en desglosar cada tarea en otras más pequeñas
Concretar tanto te facilitará siempre saber cuál será tu próximo paso a seguir, y te animará a la acción. Evitas que tu lista de tareas (aunque sea más larga en items) te resulte inabarcable.
Te pongo un ejemplo que te resultará fácil de entender. No es lo mismo encontrarte esta lista:
Planificar viaje a Roma
Que esta:
Buscar billete de avión a Roma
Buscar hotel en el centro
Reservar guía de Roma de la biblioteca
Descargar un plano - callejero
Listado de museos para ver (precio, horarios, dirección)
El objetivo de ambas listas es el mismo, pero con la segunda, siempre sabrás qué te falta por hacer, por dónde seguir.
Además, las tareas reducidas a acciones concretas te permiten que puedas ponerte con ellas cuando tienes huecos pequeño de tiempo. Volviendo al mismo ejemplo del viaje, quizás pienses que no puedes empezar a planificar el viaje porque necesitarás mucho tiempo, y llegas tarde de trabajar. Pero con la lista 2, te resultará más fácil organizarte (quizá mientras viajas en tren puedas hacer una primera búsqueda de los billetes, o leer sobre los museos, o ..cualquier otra actividad que esté relacionada con las tareas pendientes).
2. Segmenta las tareas.
Sobre todo, para no mezclar tu vida personal con la profesional. O tu vida personal con la de estudiante. O tu vida ... ya paro. Separa las tareas por temática o por una división que tú creas más oportuna.
Yo, por ejemplo, tengo una agenda para la vida personal, y otra para el trabajo. El uso de mi bullet journal del trabajo lo limito exclusivamente a las horas de mi jornada laboral, de esta manera, no mezclo tareas de mi casa, planes otras notas, que no estén relacionadas.
Si usas un único cuaderno, para vida personal y laboral, puedes usar un sistema de colores, o crear un par de listas (para trabajo, para casa). De todas formas, no es una norma rígida, ya que deberás adaptarla a tu caso concreto, según te resulte más útil.
3. Tareas recurrentes.
Si tienes una o varias tareas que se repitan a diario o semanalmente, es mejor que las saques de tu lista de tareas, y uses otro sistema, como el de habit tracker, por ejemplo.
Ejemplo de mi habit tracker para otoño | Descarga un habit tracker para tu agenda
4. Tareas que no son realmente tareas.
Puedes encontrarte con que tengas varias ideas que quieras realizar, pero que no vayas a realizarlas ahora mismo. Son más a largo plazo.
No cargues tu listado de tareas con este tipo de notas, pues no resultará productivo. Tu lista de tareas crecerá para nada, y día tras día verás a esas notas esperar a ser atendidas. Además, tu cabeza se estresará al verlas, y buscamos precisamente lo contrario.
¿Qué puedes hacer? Analiza si realmente es una tarea a realizar ahora o podríamos clasificarlas como "ideas de algo que me gustaría hacer...algún día". Si es una tarea que tienes que realizar ahora, plantéala de forma SMART. Si no, muévela a otro listado diferente, que no sea el de tareas pendientes.
En Bullet Journal llamamos a este tipo de listas "colecciones" y puedes clasificarlas como mejor creas. Por ejemplo: lista de deseos, ideas a futuro, ideas para entradas de blog...
5. ¿Cuántas tareas son demasiadas?
Es muy importante ser realista. Nuestro tiempo es limitado, y hay que ser flexible también, para adaptarse a posibles cambios que puedan (y van) a surgir.
No te quieras pasar de superwoman (que lo eres, pero todas tenemos un límite). Para tu día a día, crea una lista de, por ejemplo, 3 tareas importantes + 2 tareas menos importantes; o de 1 tarea importante + 3 tareas menos importantes + 5 mini-tareas (de esas que te quitas en 10 minutos).
Poniéndote un límite así, a parte de estresarte menos con las responsabilidades y cosas que tienes que hacer, te será más sencillo cumplir con el listado, podrás responder a esas interrupciones o tareas urgentes que puedan surgir. Y si te sobra tiempo, siempre puedes coger una nueva que no esté en el listado (¡pero siempre cuando termines las que ya habías programado!)
6. Planifica con antelación y revisa de vez en cuando
Para planificarte las tareas, siempre es mejor con antelación. Es mejor dedicarle un par de minutos al final de la jornada de trabajo, o de estudio, o de... jornada, en general, a repasar el día y analizar qué ha faltado, y qué hay que hacer al día siguiente. Así al día siguiente empiezas con las ideas claras.
Además es muy recomendable dedicar un momento (semanal o mensual) para revisar tu lista de tareas y valorar lo que has apuntado en ella. Revisa las notas y tareas que tienes en tu lista, y valora si se han quedado sin hacer, porqué ha sido, y si siguen teniendo valor. Si siguen siendo importantes, establece un día y una prioridad para ponerlas en práctica, quizás sea la siguiente a realizar, o quizás sea mejor moverlas a una de tus colecciones. Si ya no lo tienen, siéntete libre de tacharlas, quítalas de tu lista (y de tu vida).
7. ¿Por dónde empiezo?
Una vez ya has creado tu lista para el día, con tus 3 acciones importantes (o las que sean), te recomiendo empezar por aquella tarea que sea más urgente o la que te resulte más complicada de hacer, ya que al ponerte con ella desde el principio, te encontrarás con un mayor nivel de energía y concentración. Además, al terminarla, tu cerebro experimentará una pequeña euforia por haberlo logrado, que te dará más gasolina para seguir con la lista.
Como ves, son puntos que no son complicados, solo requieren ponerlos en marcha y coger el hábito de hacerlo.
Además, las listas de tareas las puedes trabajar a mano (con tu Bullet journal) o a máquina, en digital, con apps especializadas en eso (compartí una comparativa aquí). Como mejor y más cómodo te resulte.
Dime ¿usas a menudo listas de tareas eficientes o tienes una mega-lista de tareas, de esas interminables?
Bullet journal Series: 1. Las bases | 2. La estructura básica |3. Las colecciones | 4. En el trabajo | 5. Listas de tareas productivas |
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